AI hallucinatie in notulen: wat als het verslag niet klopt?

Een AI kan iets verkeerd opschrijven of verzinnen. Daarom gaat een AI-verslag nooit ongecontroleerd de deur uit. We hebben onze eigen conceptverslagen naast de definitieve versies gelegd. Verzinnen was daarbij niet de fout die het meest terugkwam: de AI liet vooral punten weg waarover geen expliciet besluit viel. Tegen allebei helpt dat de AI eerst feiten met spreker, tijdstempel en citaat ophaalt en pas daarna schrijft. De notulist blijft eindredacteur.

Welke fouten kan een AI-verslag maken?

Een AI-verslag kan op twee manieren fout gaan. Bij verzinnen staat er iets in het verslag dat niemand gezegd heeft. Een voorstel wordt een besluit, of een actiepunt komt terecht bij iemand die er niets over zei. De Autoriteit Persoonsgegevens waarschuwde daar in een blogpost van 7 december 2023 al voor: een model kan informatie genereren "die uit de lucht is gegrepen", ook over personen.

Bij weglaten is een punt wel besproken, maar viel er geen besluit, en daarom laat de AI het vallen. Neem een bouwvergadering waarin tien minuten over een vertraagde levering is gepraat zonder dat er een afspraak uitkwam. Komt daar een half jaar later een geschil over, dan wil je dat het in het verslag stond.

De twee fouten vind je op een andere manier. Een verzonnen besluit valt op als je het verslag leest en zelf bij de vergadering was. Een weggelaten punt vind je alleen als je iets hebt om het verslag naast te leggen: de agenda, je eigen aantekeningen of de opname.

Er is nog een derde soort fout: de inhoud klopt, maar de spreker niet. In de Zoom-community schreef iemand dat de samenvatting door elkaar haalde wie er aan het woord was.

Soort fout	Voorbeeld	Hoe je het vindt
Verzinnen	Een voorstel staat als besluit in het verslag	Lezen en vergelijken met wat je zelf hoorde
Weglaten	Een discussie zonder besluit ontbreekt	Het verslag naast de agenda en je aantekeningen leggen
Verkeerde spreker	Een actiepunt staat op de verkeerde naam	Actiepunten op naam nalopen

Hoe voorkom je dat de AI iets verzint?

Een AI verzint minder als hij niet vrij mag schrijven. Daarom werkt de verslagtool bij ons in twee stappen. In de eerste stap haalt de AI alleen feiten uit het transcript: wie zei het, op welk moment, en het letterlijke citaat. Wat niet terug te voeren is op een citaat, komt niet in die lijst. In de tweede stap schrijft de AI het verslag op basis van die feitenlijst, de agenda en het format van de organisatie.

De notulist hoeft daardoor niet op gevoel te controleren. Twijfel je aan een besluit, dan zoek je het tijdstip op in de opname of het transcript en lees je wat er echt gezegd is. Foutloos wordt het verslag met die twee stappen niet, en dat beloven we ook niet. Een citaat kan verkeerd gelezen worden, en bij losse audio kan sprekerherkenning misgaan. Op dat laatste strandde bij Stadsherstel Amsterdam een eerdere IT-poging.

Welke fout maakt de AI het vaakst?

We hebben conceptverslagen van de verslagtool vergeleken met de versie die de notulist uiteindelijk verstuurde. Het concept was vaker te dun dan dat er iets verzonnen in stond. Punten zonder expliciet besluit liet de AI weg. De notulist nam die wel op, als dossierpunt.

Wie alleen zoekt naar dingen die er onterecht staan, mist de fout die het vaakst voorkomt. Leg het concept naast de agenda en loop na of elk agendapunt een plek heeft, ook als er niets besloten is.

Wat doe je als een fout besluit of actiepunt al verstuurd is?

Een fout verslag dat al bij de deelnemers ligt, herstel je net zoals een fout van een menselijke notulist. Wij doen het zo:

1. Zoek in de opname of het transcript op wat er precies gezegd is. Doe dat snel: de opname wordt verwijderd zodra het verslag gemaakt en gecontroleerd is.
2. Stuur een correctie naar dezelfde ontvangers, met de oude en de nieuwe tekst naast elkaar.
3. Staat een actiepunt op de verkeerde naam, bel of mail die persoon dan apart, zodat niemand aan het verkeerde werk begint.
4. Neem de correctie mee als het verslag in de volgende vergadering wordt vastgesteld.
5. Pas het verslag ook aan in de verslagtool, zodat de correctie meetelt voor het volgende concept.
6. Gaat de fout over een persoon, dan heeft die het recht om onjuiste gegevens te laten aanpassen. De AP noemt dat het recht op rectificatie, in dezelfde blogpost. Dit is geen juridisch advies.

Een fout die je vóór het versturen vindt, kost veel minder werk dan een correctie achteraf. Een verslag is pas van de vergadering als het is vastgesteld, en tot dat moment kun je alles nog rechtzetten.

Wie blijft eigenaar van wat er in het verslag staat?

De eigenaar van het verslag is de organisatie, en in de praktijk de notulist die het verstuurt. De verslagtool levert een concept. De notulist controleert en corrigeert het, en die correcties verbeteren de verslagtool voor die ene organisatie. Het volgende concept komt daardoor dichter bij wat de notulist zelf zou schrijven. Hoe dat werkt, lees je in leert de tool echt van je correcties?.

De overheid legt de eindverantwoordelijkheid ook bij mensen. Op 22 april 2025 stuurde staatssecretaris Szabó het overheidsbrede standpunt voor de inzet van generatieve AI naar de Tweede Kamer, samen met een handreiking om generatieve AI verantwoord te gebruiken. Voor een gemeentelijke projectorganisatie is dat document een goed startpunt.

Guido maakte bij RYSE jarenlang verslagen voor klanten als ING en TU Delft. Uit dat werk weet hij dat een notulist meer doet dan uittypen: hij besluit wat er voor het dossier toe doet. Dat oordeel laten we bij de notulist.

Voor wie past een AI-verslagtool, hoe werkt het en wat kost het?

De verslagtool past bij organisaties met terugkerende vergaderingen en een eigen format, zoals bouwbedrijven, corporaties, VvE-beheerders, architecten- en ingenieursbureaus en projectorganisaties bij gemeenten. Bij Stadsherstel maakte één notulist soms zeven verslagen in een paar weken. De verslagtool schrijft daar een concept in de huisstijl, met de actielijst die per vergadering meeloopt, en de notulist hoeft alleen nog te controleren.

De verslagtool past niet als je alleen een paar regels samenvatting van een intern overleg wilt. Dan volstaat de ingebouwde samenvatting van Teams of Zoom vaak, of Otter en Fireflies. Weet wel dat mensen in de Zoom-community vragen waarom de samenvatting zo onnauwkeurig is, en dat iemand daar aanraadt de samenvattingen zorgvuldig te lezen en te redigeren. Heeft niemand in je organisatie tijd om een concept te controleren, gebruik dan geen AI voor formele notulen. Een notulist inhuren past dan beter, zie notulist inhuren of een AI-notulist. Twijfel je tussen Copilot en een eigen verslagtool, lees dan waarom niet gewoon Copilot in Teams.

In de praktijk gaat het zo. We richten de verslagtool in met twee of drie oude verslagen, zodat format, stijl en jargon kloppen. Daarna stuur je een opname of Teams-transcript plus de agenda, en binnen een uur staat er een conceptverslag met actiepunten en besluiten klaar. De prijs is € 249 per maand per organisatie, met een onbeperkt aantal vergaderingen binnen redelijk gebruik. De eerste maand is gratis, er zijn geen setupkosten en je kunt per maand opzeggen.

Een nauwkeurigheidspercentage geven we niet. Test het op je eigen vergaderingen:

Wat je wilt weten	Hoe je het controleert
Verzint het concept besluiten?	Stuur een vergadering die je zelf bijwoonde en leg het concept naast je eigen aantekeningen
Laat het punten weg?	Vergelijk het concept met het verslag dat je notulist van dezelfde vergadering maakte en tel wat ontbreekt
Klopt wie wat zei?	Loop alle actiepunten op naam na, bij een Teams-transcript en bij een losse audio-opname
Leert het van correcties?	Corrigeer het eerste concept, stuur een volgende vergadering en kijk of dezelfde fout terugkomt
Waar staat de opname en wanneer is die weg?	Vraag de verwerkersovereenkomst. Daarin staan het AI-model en de verwerkingslocatie die we met je afspreken, zie ook AI notulen en de AVG

Wil je zien waar het concept bij jouw vergaderingen te dun is of iets toevoegt, stuur dan een opname of transcript van een echte vergadering via de verslagtool.

Veelgestelde vragen

Garanderen jullie dat het verslag foutloos is?

Nee. Een garantie op nauwkeurigheid geven we niet, en een percentage van een leverancier zegt weinig over jouw vergaderingen. Wat we wel doen: de AI werkt vanuit citaten met spreker en tijdstempel, en de notulist controleert elk concept voordat het verstuurd wordt.

Worden mijn correcties gebruikt voor andere klanten?

Nee. De correcties verbeteren de verslagtool alleen voor jouw organisatie. Opslag is in de EU en per organisatie geïsoleerd, en verslagen worden niet gebruikt om iets voor andere klanten te trainen.

Werkt het ook als mensen door elkaar praten?

Met een Teams-transcript weet de verslagtool al wie er sprak. Bij een losse audio-opname moet de spreker herkend worden, en daar gaat het eerder mis. Controleer bij losse opnames vooral de actiepunten op naam.

Kan ik later nog terugluisteren als er discussie komt over een besluit?

De opname bewaren we zolang nodig is om het verslag te maken en te controleren. Daarna wordt hij verwijderd. Bij latere discussie geldt het vastgestelde verslag. Twijfel je over een punt, zoek het dan op voordat je het verslag verstuurt.