Notulist inhuren kosten: is een AI-notulist goedkoper?

Ja, zodra je meer dan een paar vergaderingen per maand laat uitwerken, is een AI-notulist in euro's meestal goedkoper. Een zelfstandige notulist kost ongeveer € 45 per uur ex btw, een notulist in loondienst gemiddeld zo'n € 3.500 bruto per maand. Onze AI-verslagtool kost € 249 per maand. Daar staat tegenover dat iemand het concept moet controleren en dat je de privacy moet regelen. Er zit ook geen mens meer in de zaal die doorvraagt.

Wat kost een notulist inhuren?

Een zelfstandige notulist rekent volgens Mijnzzp.nl ongeveer € 45 per uur exclusief btw. Die uren gaan niet alleen op aan de vergadering zelf. Dezelfde site schrijft dat het uitwerken van een uitgebreide inhoudelijke vergadering meer voorbereiding en verwerking vraagt dan beknopte notulen van een gewoon overleg. Voor een vergadering van twee uur betaal je dus altijd meer dan twee uur tarief.

Een notulist in loondienst begint volgens dezelfde bron rond € 2.800 bruto per maand. Het gemiddelde ligt op ongeveer € 3.500, en met meer dan tien jaar ervaring op ongeveer € 4.200. Dat gemiddelde komt neer op € 45.360 bruto per jaar inclusief 8% vakantiegeld, en daar komen je werkgeverslasten nog bij. Een MKB-bedrijf heeft in de praktijk zelden een fulltime notulist. Meestal notuleert een projectsecretaris of office manager naast ander werk. Dan betaal je de notulen met uren die niet naar dat andere werk gaan.

Wat kost een AI-notulist per maand?

Copilot in Teams zit in een Microsoft 365-licentie. Wat dat kost, verschilt per organisatie en per licentie, dus daar noemen we geen bedrag voor. Onze eigen verslagtool kost € 249 per maand per organisatie. Daarvoor laat je binnen redelijk gebruik een onbeperkt aantal vergaderingen uitwerken. Er zijn geen setupkosten, je kunt maandelijks opzeggen en de eerste maand is gratis.

Voor € 249 huur je bij € 45 per uur ongeveer vijf en een half uur een zzp-notulist in. Laat je elke maand meerdere stuurgroepen of bouwvergaderingen uitwerken, dan zit je daar snel overheen. Heb je één bestuursvergadering per kwartaal, dan zit je er ruim onder en is een notulist inhuren gewoon goedkoper. In dat geval raden we een AI-notulist ook niet aan.

Vervangt een AI-notulist de notulist helemaal?

Het typen neemt een AI-notulist over, het beoordelen niet. Guido notuleerde zelf jarenlang bouwvergaderingen en stuurgroepen in vastgoedprojectmanagement, onder meer voor een bank en een universiteit. Hij leerde daar dat het typen de meeste tijd kost. Beoordelen of een besluit goed is opgeschreven vraagt de meeste kennis. Met een AI-verslagtool controleert de notulist het concept en schaaft hij bij, in plaats van vanaf nul te beginnen.

Wat je bespaart, is het verschil tussen een verslag schrijven en een verslag nakijken. Hoe groot dat verschil is, wisselt per vergadering en per organisatie. We noemen er bewust geen percentage bij, omdat we dat niet eerlijk kunnen onderbouwen.

Wat lever je in met een AI-notulist?

Het grootste verschil met een ingehuurde notulist is dat er niemand in de zaal zit die doorvraagt. Een ervaren notulist grijpt in als een besluit half genomen wordt: "dus we gunnen het aan partij B, of wachten we op de nieuwe offerte?" De AI hoort alleen wat er gezegd wordt. Een vaag besluit blijft in het concept vaag, en dat moet de controleur opvangen.

Sprekerherkenning is het tweede zwakke punt. Bij Stadsherstel Amsterdam strandde een eerdere IT-poging precies daarop. Komt een actiepunt bij de verkeerde persoon terecht, dan merk je dat pas als niemand het oppakt. Bij elk concept hoort daarom een controle op wie wat heeft toegezegd.

Verder moet je gaan opnemen, en daarmee verwerk je persoonsgegevens. Dat is extra regelwerk voor de AVG. En geen enkele tool, ook de onze niet, garandeert dat een verslag foutloos is.

Wat moet je regelen voor de AVG?

Een vergaderopname bevat namen, meningen en toezeggingen, dus met een AI-notulist verwerk je persoonsgegevens. Volgens AVK staat AI bij de Autoriteit Persoonsgegevens op de lijst met verwerkingen met een hoog risico. Gebruik je AI met persoonsgegevens, dan is een DPIA nodig voordat je begint. Een DPIA is een beoordeling vooraf van de privacyrisico's, en een vergaderopname valt daar al snel onder.

Schakel je een externe partij in, dan heb je een verwerkersovereenkomst nodig. AVK wijst erop dat die bij een Microsoft 365-abonnement automatisch meekomt, en dat Copilot daaronder valt. Bij andere tools moet je dat zelf nagaan. De vragen die AVK stelt, kun je aan elke leverancier voorleggen. Wordt de opname opgeslagen? Wordt hij gebruikt om het model te trainen? Vindt de verwerking binnen de EU plaats?

Dit is geen juridisch advies. Twijfel je of je een DPIA moet doen, leg het dan voor aan je privacyadviseur of functionaris gegevensbescherming.

Wanneer is een alternatief beter dan een AI-notulist?

Heb je maar een paar vergaderingen per kwartaal, of is een samenvatting in Teams genoeg, dan past een andere optie vaak beter dan een AI-verslagtool.

Optie	Kosten	Past goed als	Minder geschikt als
Zzp-notulist inhuren	ongeveer € 45 per uur ex btw	je weinig vergaderingen hebt of iemand in de zaal wilt	je elke week meerdere verslagen nodig hebt
Notulist in loondienst	gemiddeld € 3.500 bruto per maand plus werkgeverslasten	notuleren een groot deel van het werk is	het maar een paar uur per maand is
Copilot in Teams	onderdeel van je Microsoft 365-licentie	je al in Teams vergadert en een samenvatting genoeg is	je een verslag in een vast format met eigen jargon wilt
Losse transcriptietool, zoals Fireflies	verschilt per tool	je vooral een transcript en samenvatting zoekt	je de privacyvragen niet beantwoord krijgt
AI-verslagtool op maat	€ 249 per maand (onze tool)	je veel vergaderingen hebt met een vast format en een actielijst die meeloopt	je één vergadering per kwartaal hebt
Zelf kort bijhouden	geen extra kosten	het korte werkoverleggen zijn zonder besluiten die iemand later terugzoekt	er aansprakelijkheid of geld aan besluiten hangt

Werk je al met Microsoft 365, dan is Copilot vaak de logische eerste stap, omdat de verwerkersovereenkomst al geregeld is. Een tool op maat wordt interessant als je verslagen een vast format hebben, als er vakjargon in zit dat een algemene tool verkeerd opschrijft, of als de actielijst van vergadering naar vergadering moet meelopen. Denk aan bouwvergaderingen, VvE-vergaderingen of stuurgroepen bij een gemeente.

Hoe pakken we een overstap naar een AI-notulist aan?

Een overstap naar onze verslagtool gaat in vijf stappen, en de notulist blijft tot het einde meedraaien:

1. Je stuurt een opname of Teams-transcript van een echte vergadering en ziet het conceptverslag.
2. Met twee of drie oude verslagen zetten we format, stijl en jargon klaar. Die inrichting zit in de maandprijs.
3. Welk AI-model we gebruiken en waar de verwerking plaatsvindt, spreken we vooraf met je af en leggen we vast in de verwerkersovereenkomst. Hoe we zo'n model kiezen, staat in kies het kleinste AI-model dat de klus goed doet.
4. De notulist blijft parallel notuleren tot het concept betrouwbaar is.
5. De correcties van de notulist verbeteren de tool voor jouw organisatie, zodat het volgende concept dichter bij het eindresultaat zit.

Bij Stadsherstel Amsterdam maakte één notulist soms zeven verslagen in een paar weken. De tool schrijft daar nu een concept in hun huisstijl, inclusief de actielijst. Dat concept komt uit de opname, het vorige verslag en een jargonlijst. De notulist controleert alleen nog. Hoe dat er voor jouw vergaderingen uitziet, staat op de pagina van de verslagtool.

Veelgestelde vragen

Werkt een AI-notulist ook zonder Teams?

Onze verslagtool werkt met Teams-transcripten en met losse audio-opnames. Vergader je fysiek, dan is een opname genoeg die je achteraf aanlevert. Bij andere tools moet je per tool nagaan welke bronnen ze accepteren.

Hoe snel is het conceptverslag klaar?

Onze verslagtool levert het concept binnen een uur nadat je de opname of het transcript samen met de agenda hebt aangeleverd. Daarna controleert de notulist het concept. Hoe lang die controle duurt, hangt af van de vergadering.

Wat gebeurt er met de opname na afloop?

Bij onze verslagtool bewaren we de opname zolang dat nodig is om het verslag te maken en te controleren, daarna wordt hij verwijderd. De opslag staat in de EU en is per organisatie gescheiden. Verslagen blijven van jou en worden niet gebruikt om iets voor andere klanten te trainen.

Kan ik een DPIA vermijden?

AVK noemt twee routes: je invoer anonimiseren, of een tool gebruiken die binnen een bestaande overeenkomst valt, zoals Copilot bij een Microsoft 365-abonnement. Een vergaderopname anonimiseren is in de praktijk lastig, want namen en toezeggingen zijn juist de kern van een verslag. Laat dit beoordelen door je privacyadviseur.