AI notulen: leert de tool echt van je correcties?

Ja, onze verslagtool leert van je correcties, maar alleen van correcties die terugkomen. De tool legt elk concept naast het verslag zoals de notulist het uiteindelijk heeft vastgesteld. Komt dezelfde correctie in minstens twee vergaderingen terug, dan wordt die een vaste regel voor jullie organisatie en zit hij in het volgende concept. Een correctie die maar één keer voorkomt, telt niet mee, en een naamcorrectie wordt nooit een stijlregel.

Hoe leert de verslagtool van een correctie?

Na elke vergadering vergelijkt de verslagtool het concept met het vastgestelde verslag, en die regels bouwt hij per organisatie op. Het begint bij de inrichting: met twee of drie oude verslagen zetten we jullie format, stijl en jargon klaar. Daarna gaat het elke vergadering zo:

1. Je stuurt de opname of het Teams-transcript van de vergadering, samen met de agenda.
2. De tool maakt binnen een uur een conceptverslag in jullie format, met actiepunten en besluiten.
3. De notulist controleert het concept en corrigeert wat niet klopt.
4. De tool legt het concept naast het vastgestelde verslag en ziet welke correcties er zijn gemaakt.
5. Komt dezelfde soort correctie in een tweede vergadering terug, dan wordt die een vaste regel voor de volgende concepten.

Die regels gelden alleen voor jullie organisatie. Wat een andere klant corrigeert, heeft geen invloed op jullie verslagen, en andersom.

Waarom telt één correctie nog niet mee?

Eén correctie zegt vaak meer over die ene vergadering dan over hoe jullie verslagen schrijven. Een notulist corrigeert soms iets omdat de voorzitter het deze keer anders wilde, of omdat een onderwerp gevoelig lag. Zou de verslagtool elke correctie meteen als regel opslaan, dan verschuift het concept na iedere vergadering een beetje, en ben je vroeg of laat correcties op je eigen correcties aan het maken.

Daarom wachten we op herhaling. Stel dat de notulist in de bouwvergadering van deze week "de aannemer" overal vervangt door de bedrijfsnaam, en twee weken later weer. Dan is dat een patroon en hoort het in het concept. Gebeurt het maar één keer, dan laat de tool het liggen.

Het nadeel is dat je een terugkerende correctie twee keer zelf maakt voordat de tool hem overneemt. Wij vinden dat een betere ruil dan een tool die van elke uitzondering een regel maakt.

Wat gebeurt er met naamcorrecties en weggelaten stukken?

Naamcorrecties en weglatingen behandelt de verslagtool apart, omdat de tool daar makkelijk de verkeerde les uit zou trekken.

Wie een verkeerd gespelde naam verbetert, corrigeert een feit over één persoon of één project. Dat zegt niets over jullie schrijfstijl, dus een naamcorrectie wordt nooit een stijlregel, hoe vaak hij ook voorkomt.

Bij weggelaten stukken ligt het lastiger. Haalt de notulist een passage uit het concept, dan kan dat twee dingen betekenen: het was niet relevant, of het was vertrouwelijk. De tool kan dat verschil niet zien en markeert zo'n weglating daarom niet vanzelf als vertrouwelijk. In dat geval vragen we het de notulist. Zou de tool zelf gokken, dan loop je het risico dat vergelijkbare onderwerpen de volgende keer ook verdwijnen terwijl ze wel in het verslag horen.

Hoeveel scheelt dat leren in de praktijk?

Het leren van correcties scheelt vooral in stijl en lengte, want dat zijn de correcties die elke keer terugkomen. Een voorbeeld uit ons eigen werk: een concept was 40% langer dan het verslag dat de notulist uiteindelijk vaststelde. Na een aanpassing van de stijlregels had het concept vrijwel dezelfde lengte als het eindverslag, en hoefde de notulist na die vergadering veel minder te schrappen.

De publieke case die we kunnen noemen is Stadsherstel Amsterdam. Daar maakte één notulist soms zeven verslagen in een paar weken, en een eerdere IT-poging was vastgelopen op sprekerherkenning. De tool schrijft nu uit de opname, het vorige verslag en een jargonlijst een conceptverslag in de huisstijl van Stadsherstel, inclusief de actielijst die per vergadering meeloopt. De notulist controleert alleen nog.

Controleren blijft wel nodig, ook na maanden. Guido maakte bij RYSE jarenlang verslagen voor klanten als ING en TU Delft, en weet hoe snel een verkeerd genoteerd besluit problemen geeft. De tool neemt het typ- en herhaalwerk over, maar of een besluit goed in het verslag staat, beoordeelt de notulist.

Wat doen andere notuleertools met je correcties?

Bij Otter en Amberscript leer je de tool zelf iets aan, via een lijst die je bijhoudt. Bij Otter heet dat Custom Vocabulary. Daarmee leer je de tool namen, jargon, afkortingen en afwijkende spellingen, en die functie zit in de betaalde abonnementen. Amberscript heeft een woordenboek waarin je interne naamgeving en termen aanlevert voor nauwkeurigere spraak-naar-tekst. Die lijsten verbeteren het transcript. Het format en de schrijfstijl van je verslag regelen ze voor zover wij konden zien niet.

Optie	Hoe het omgaat met correcties	Past als
Otter	Je houdt zelf een woordenlijst bij (betaalde functie)	je vooral een goed transcript nodig hebt
Amberscript	Je levert een woordenboek met interne termen aan	je transcripten of ondertitels wilt, zonder vast verslagformat
Copilot in Teams, Fireflies	Hebben we voor dit stuk niet uitgezocht	je al in die omgeving werkt; vraag bij een demo wat er met een correctie gebeurt
Notulist inhuren	Een mens onthoudt je feedback	je weinig vergaderingen hebt of iemand wilt die ook meedenkt
Onze verslagtool	Vergelijkt concept met vastgesteld verslag, regel na herhaling in twee vergaderingen	je vaste overleggen hebt met een vast verslagformat

Over wat een menselijke notulist kost naast een AI-notulist schreven we een apart stuk: notulist inhuren of een AI-notulist.

Worden onze verslagen gebruikt om AI te trainen?

Nee, jullie verslagen blijven van jullie en worden niet gebruikt om iets voor andere klanten te trainen. Dat is een terechte vraag, want de Autoriteit Persoonsgegevens waarschuwde in april 2025 dat gegevens die eenmaal in een AI-model zitten, er niet zomaar weer uit te krijgen zijn. Die waarschuwing ging over Meta, maar dezelfde vraag geldt voor elke tool die zegt dat hij leert.

Bij onze verslagtool betekent leren: vaste regels voor jullie organisatie, afgeleid uit jullie eigen correcties. Opslag gebeurt in de EU, per organisatie gescheiden. De opname bewaren we zolang dat nodig is om het verslag te maken en te controleren, daarna wordt hij verwijderd. Welk AI-model we gebruiken en waar de verwerking plaatsvindt, spreken we vooraf met je af en leggen we vast in de verwerkersovereenkomst. Of dat past bij jullie eigen AVG-afspraken, beoordeel je het beste met je eigen jurist of functionaris gegevensbescherming. Dit stuk is geen juridisch advies.

Wanneer is een lerende verslagtool niet de moeite waard?

Een lerende verslagtool heeft pas zin als er iets te leren valt, en daarvoor zijn herhaalde overleggen nodig. Heb je één overleg per kwartaal, dan duurt het lang voordat een correctie twee keer is voorgekomen. Dan is € 249 per maand veel geld voor een paar verslagen, en is een ingehuurde notulist of zelf notuleren waarschijnlijk goedkoper.

Hetzelfde geldt als elk overleg een ander format heeft, of als je alleen een woordelijk transcript wilt. Voor dat laatste is een transcriptietool met een woordenlijst, zoals Otter of Amberscript, eenvoudiger.

De verslagtool past beter bij organisaties met vaste overleggen die elke keer in hetzelfde format worden vastgelegd: bouwvergaderingen, VvE-vergaderingen, projectoverleggen bij gemeenten. Daar komen dezelfde correcties telkens terug, dus daar heeft de tool iets om van te leren. De eerste maand is gratis, en na vier weken zie je aan je eigen correcties of de concepten dichter bij het eindverslag komen. Prijs en inrichting staan op de pagina van de verslagtool.

Veelgestelde vragen

Moeten we de verslagtool eerst zelf instellen?

Nee, de inrichting doen wij. Met twee of drie oude verslagen zetten we jullie format, stijl en jargon klaar voordat het eerste concept wordt gemaakt. Die inrichting zit in de prijs.

Wat kost de verslagtool per maand?

De verslagtool kost € 249 per maand per organisatie, met een onbeperkt aantal vergaderingen binnen redelijk gebruik. Er zijn geen setupkosten, de eerste maand is gratis en je zegt maandelijks op.

Werkt de verslagtool ook zonder Teams?

Ja. De verslagtool werkt met Teams-transcripten en ook met losse audio-opnames van een vergadering. Stuur de agenda mee, dan deelt de tool het verslag daarop in.

Kan ik het eerst met een eigen vergadering zien?

Ja. Stuur een opname of transcript van een echte vergadering, dan zie je het conceptverslag dat de tool daarvan maakt. Zo beoordeel je het resultaat aan de hand van jullie eigen overleg.