Copilot notulen in Teams: waarom niet gewoon dat gebruiken?

Copilot en de Teams-transcriptie zijn prima als je per vergadering een samenvatting wilt en iedereen online meedoet. Ze schieten tekort zodra je notulen in een vast format nodig hebt, met het jargon van je vak, een actielijst die over vergaderingen heen doorloopt en deelnemers die samen in een zaal zitten. Dan kost het nalopen van de samenvatting soms meer tijd dan zelf notuleren. Dat zagen we bij een klant waar een eerdere IT-poging precies daarop strandde.

Waar zijn Copilot en de Teams-transcriptie goed in?

Copilot in Teams werkt op het transcript dat Teams tijdens de vergadering maakt. Zit iedereen achter een eigen laptop, dan weet Teams wie er praat en staat elke zin op naam. De opname en het transcript komen volgens de documentatie van Microsoft in de OneDrive van de organisator terecht.

Voor een wekelijks teamoverleg waar niemand een formeel verslag van leest, is dat genoeg. Je hoeft niets in te richten en de kans is groot dat je de Microsoft-omgeving al hebt. Bij zo'n overleg raden wij geen extra tool aan.

Waarom gaat de sprekerherkenning van Copilot mis?

De sprekerherkenning van Copilot hangt af van wie op welk account inbelt. Roel Peeters schrijft dat de sprekerherkenning alleen goed werkt als alle deelnemers online zijn, en niet als mensen fysiek bij elkaar zitten. Bij een bouwvergadering of een ledenvergadering van een VvE zit juist iedereen rond één tafel.

Op het forum van Microsoft vraagt een gebruiker waarom de notities van Copilot zo ver naast zitten: actiepunten belanden bij iemand die niets heeft gezegd, of Copilot meldt dat er helemaal geen actiepunten zijn. Secretaressenet wijst op fouten met namen, getallen en nuance, zeker in het Nederlands, en raadt aan de notulen altijd te controleren voordat je ze deelt.

Bij Stadsherstel Amsterdam zagen we wat dat in de praktijk betekent. Eén notulist maakte soms zeven verslagen in een paar weken. Een eerdere IT-poging strandde op de sprekerherkenning en leverde een brei van woorden op die meer tijd kostte dan zelf notuleren.

Daar pakken we het anders aan. De verslagtool schrijft het concept uit de opname, het vorige verslag en een jargonlijst. Met de agenda en het vorige verslag erbij is duidelijk welke punten op tafel liggen en welk actiepunt bij wie hoort. Foutloos is dat niet, dus de notulist controleert het concept altijd. Alleen hoeft die notulist nu te corrigeren in plaats van het verslag opnieuw te schrijven.

Hoe houd je actiepunten bij over meerdere vergaderingen?

Copilot maakt een samenvatting per vergadering en houdt geen lijst bij die van vergadering naar vergadering meeloopt. Op Microsoft Tech Community vraagt iemand hoe je notities en actiepunten als een dagboek bijhoudt. Het antwoord uit de community: "I am not aware of anything that catalogs all meeting recaps unfortunately."

Voor een projectoverleg is die actielijst vaak het belangrijkste deel van het verslag. In de verslagtool loopt de actielijst door: open punten schuiven automatisch door naar het volgende verslag en afgeronde punten vallen weg. Een verzonnen voorbeeld van zo'n lijst in een bouwvergadering:

Nr	Actie	Wie	Status
3.2	Kozijnmaten aanleveren	Aannemer	Open, doorgeschoven uit vorig overleg
4.1	Offerte meerwerk riolering	Installateur	Nieuw
2.4	Vergunning gevelreclame	Projectleider	Afgerond, vervalt

Met Copilot moet iemand die lijst zelf bijhouden door de samenvattingen van alle vorige vergaderingen naast elkaar te leggen.

Hoe krijg je je eigen verslagformat en jargon in het concept?

Copilot schrijft in het format van Copilot. Wil je notulen met jouw kopjes, jouw nummering en de termen die in jouw sector gebruikt worden, dan herschrijf je de samenvatting achteraf zelf.

Bij de verslagtool richten we het format vooraf in met twee of drie oude verslagen. Daaruit halen we het format, de schrijfstijl en het jargon, aangevuld met een jargonlijst. Daarna leert de tool van de correcties die de notulist aanbrengt, zodat het volgende concept dichter bij het eindresultaat zit. Hoe dat leren werkt en waar de grenzen liggen, lees je in leert de tool echt van je correcties?

Kun je het Teams-transcript hergebruiken?

Ja, een Teams-transcript is juist goede input voor een verslagtool. Het .vtt-bestand dat Teams maakt bevat de tekst met sprekernamen. De verslagtool combineert dat transcript met de agenda tot een conceptverslag, binnen een uur.

Let wel op één ding uit de documentatie van Microsoft: zet een organisator Copilot uit in een vergadering, dan gaan opname en transcriptie ook uit. Schakelt jullie IT Copilot uit, controleer dan of er nog een transcript wordt gemaakt. Lukt dat niet, dan werkt de verslagtool ook met een losse audio-opname.

Hoe zit het met privacy en de AVG?

Op 20 juli 2026 meldde Security.NL dat de Autoriteit Persoonsgegevens de gemeente Haarlemmermeer adviseerde om niet met Copilot te starten voordat er extra maatregelen genomen zijn. De AP noemde onder meer het gebrek aan transparantie over welke gegevens Microsoft verwerkt en het risico van onjuiste persoonsgegevens die Copilot genereert. Dat advies ging over één gemeente en een specifieke inzet, maar ook als MKB-bedrijf wil je weten wat er met je vergaderopnames gebeurt.

Bij de verslagtool slaan we gegevens op in de EU, per organisatie gescheiden. De opname bewaren we zolang dat nodig is om het verslag te maken en te controleren, daarna verwijderen we hem. Verslagen blijven van de klant en gebruiken we niet om iets voor andere klanten te trainen. Welk AI-model en welke verwerkingslocatie we gebruiken, spreken we vooraf met je af en leggen we vast in de verwerkersovereenkomst. Dit is geen juridisch advies. Twijfel je over je eigen situatie, vraag het dan na bij je privacyjurist.

Copilot, een andere tool, een notulist of een verslagtool?

Welke notuleeroplossing past, hangt vooral af van hoe vaak je vergadert, of mensen in een zaal zitten en hoe zwaar het verslag weegt. Zo verhouden de opties zich:

Optie	Past goed als	Loopt vast als	Kosten
Copilot in Teams	Iedereen online is en een samenvatting per vergadering genoeg is	Mensen in een zaal zitten, of je een vast format en doorlopende actielijst nodig hebt	Hangt af van je Microsoft-licentie
Otter, Fireflies of vergelijkbaar	Je een transcript en samenvatting wilt buiten Teams	Zelfde vraag als bij Copilot: test eigen format en actielijst	Hangt af van het abonnement
Notulist inhuren	Het om een paar formele vergaderingen per jaar gaat	Het volume hoog is en het budget krap	Zie notulist inhuren of een AI-notulist
Verslagtool van AI Sprint Studio	Je vaste vergaderreeksen hebt met een eigen format en actielijst	Je maar af en toe vergadert	€ 249 per maand per organisatie
Niets doen	De notulist het goed bijhoudt en er tijd voor heeft	Er zeven verslagen in een paar weken liggen	De uren van je notulist

Voor wie past een eigen verslagtool, en wat kost het?

Een verslagtool past bij organisaties met terugkerende vergaderingen waar het verslag ertoe doet: bouwvergaderingen, VvE-overleggen, projectoverleggen bij corporaties of gemeenten. Heb je één overleg per maand en is een samenvatting genoeg, dan is € 249 per maand zonde van het geld en volstaat Copilot.

In de praktijk lever je het Teams-transcript of een opname aan, samen met de agenda. Binnen een uur staat er een conceptverslag in jullie format, met besluiten en de bijgewerkte actielijst. De notulist loopt dat concept na en verstuurt het.

De verslagtool kost € 249 per maand per organisatie, voor een onbeperkt aantal vergaderingen binnen redelijk gebruik. De inrichting zit in de prijs, er zijn geen setupkosten, de eerste maand is gratis en je zegt maandelijks op.

Wat je wilt weten	Hoe je het controleert
Klopt de sprekerherkenning bij een vergadering in een zaal?	Stuur een opname van een echte zaalvergadering en vergelijk het concept met je eigen notities
Komt ons format terug?	Lever twee of drie oude verslagen aan en leg het concept ernaast
Loopt de actielijst echt door?	Laat twee opeenvolgende vergaderingen verwerken en kijk welke punten doorschuiven
Waar staan onze gegevens?	Vraag de verwerkersovereenkomst op en lees welk model en welke locatie erin staan
Scheelt het tijd?	Houd in de gratis eerste maand bij hoe lang de notulist per verslag bezig is

Wil je het met je eigen materiaal zien, stuur dan via de verslagtool-pagina een opname of transcript van een echte vergadering voor een demo.

Veelgestelde vragen

Kunnen we Copilot en de verslagtool naast elkaar gebruiken?

Ja. Teams blijft het transcript maken en Copilot mag daar samenvattingen van geven voor wie dat handig vindt. De verslagtool gebruikt hetzelfde transcript als input voor het formele verslag.

Moeten alle deelnemers online zijn?

Nee. De verslagtool werkt ook met een losse audio-opname van een vergadering in een zaal. Sprekerherkenning blijft daar lastiger dan online, dus de notulist kijkt vooral de namen bij besluiten en actiepunten na.

Wat als we de tool na een maand niet willen houden?

Dan zeg je op. De eerste maand is gratis en het abonnement is maandelijks opzegbaar.

Hoe lang bewaart Teams zelf de opname?

Volgens Microsoft staat een Teams-opname in OneDrive of SharePoint en geldt het bewaarbeleid dat je daar instelt. Een opname van een uur is ongeveer 400 MB. Mislukt het uploaden naar OneDrive, dan wordt de opname na 21 dagen verwijderd als niemand hem downloadt.