AI notulen en de AVG: waar staan je opname en verslag?

Nee, een AI-notulist is niet vanzelf AVG-proof, ook niet als de leverancier dat in één zin belooft. Het kan wel goed geregeld zijn. Dan wil je vier dingen zwart op wit: waar de opname en het verslag staan, hoe lang de opname bewaard blijft, of jouw verslagen worden gebruikt om een model te trainen, en welk AI-model de tekst verwerkt en op welke locatie. Die antwoorden horen in de verwerkersovereenkomst.

Wij bouwen zelf een AI-verslagtool voor bouwvergaderingen, VvE's, corporaties en projectorganisaties. Bij elke vraag hieronder staat hoe wij het regelen, waar het bij ons nog niet af is en wat je bij een andere leverancier kunt navragen.

Waar staan de opname en het verslag bij onze verslagtool?

Opnames en verslagen van onze verslagtool staan in de EU, bij DigitalOcean, en elke organisatie heeft een eigen afgeschermd deel. Een verslag van de ene klant is dus niet zichtbaar of bruikbaar voor een andere klant.

De ruwe opname blijft alleen staan zolang we hem nodig hebben om het verslag te maken en te controleren. Daarna verwijderen we hem. De opname is het gevoeligste bestand, want er zitten stemmen in en alles wat iemand terloops zegt. Het verslag heb je nodig, de opname meestal niet.

Bij andere tools zie je langere bewaartermijnen. In de vergelijking van Noota staat dat het gratis abonnement van Noota 1 maand opslag heeft en het Starter-abonnement van Leexi 6 maanden, met hogere abonnementen tot 2 jaar. Zulke termijnen zijn niet per se fout, maar wel ruim voor een bestand dat je na controle niet meer gebruikt. Het kan ook korter: volgens dezelfde vergelijking verwijdert Jamie audio na de transcriptie en slaat Bliro helemaal geen audiobestanden op.

Worden onze verslagen gebruikt om AI te trainen?

Je verslagen blijven van jou en we gebruiken ze niet om iets voor andere klanten te trainen. Dit is een van de twee vragen waarop organisaties een AI-notulist tegenhouden. Jamie beschrijft ze in een stuk over Europese vergaderassistenten: waar wordt de data verwerkt, en kan die gebruikt worden om modellen te trainen?

De verslagtool leert wel, maar alleen binnen jouw eigen organisatie. Corrigeert de notulist een concept, dan gebruiken we die correcties om het volgende concept voor diezelfde organisatie beter te maken. Hoe dat werkt, lees je in leert de tool echt van je correcties?

Draait het AI-model ook in de EU?

Dat de opslag in de EU staat, zegt nog niets over waar het AI-model de tekst verwerkt. Een beveiligingsteam dat AI-notulisten beoordeelde, liep daar tegenaan: leveranciers bewaren het transcript in het ene land en sturen de audio voor de samenvatting naar een model in een ander land.

Ook bij ons is de modellocatie een aparte keuze, en daarom zeggen we niet dat de verwerking volledig in de EU plaatsvindt. Welk AI-model we gebruiken en waar het draait, spreken we vooraf per klant af en zetten we in de verwerkersovereenkomst. Bij NotarisFlow, onze tool die notarisdossiers inleest, draait het model via een EU-endpoint dat zelf niets bewaart. Staat het niet in de verwerkersovereenkomst, ga er dan bij geen enkele leverancier van uit.

Wie controleert het verslag voordat het rondgaat?

Bij onze verslagtool wordt een AI-verslag pas definitief als de notulist het heeft nagelopen. Bij Stadsherstel Amsterdam maakte één notulist soms zeven verslagen in een paar weken. Nu schrijft de tool uit de opname, het vorige verslag en een jargonlijst een conceptverslag in de huisstijl van Stadsherstel, met de actielijst die per vergadering meeloopt. De notulist hoeft alleen nog te controleren.

Zo loopt het bij een klant:

1. Vooraf leggen we in de verwerkersovereenkomst vast welk model en welke verwerkingslocatie we gebruiken.
2. Na de vergadering lever je de opname of het Teams-transcript aan, met de agenda.
3. Binnen een uur staat er een conceptverslag in jullie format, met actiepunten en besluiten.
4. De notulist controleert en corrigeert het concept. Pas daarna is het verslag definitief.
5. We verwijderen de opname. Het verslag blijft van jou.

Die controle door de notulist vangt ook de fouten op die een AI-notulist maakt. De tool kan een naam verkeerd verstaan of een besluit te stellig opschrijven. Leest niemand het concept, dan gaat die fout naar iedereen op de verzendlijst.

Mag je een vergadering zomaar opnemen?

Een vergadering opnemen met een AI-notulist mag alleen als iedereen in de vergadering weet dat die meeluistert. Een Reddit-gebruiker, geciteerd door Circleback, beschrijft software die als gast aansluit bij vergaderingen zonder dat de deelnemers het merken. Onze verslagtool werkt met een opname of transcript dat jij aanlevert, dus jij bepaalt wanneer er wordt opgenomen. Zet het in de agenda en zeg het aan het begin van de vergadering.

Lastiger is de vraag of toestemming een geldige grondslag is als een medewerker zijn werk niet kan doen wanneer hij weigert. Legalnews.be behandelt precies die vraag. Er wordt ook gevraagd of medewerkers mogen weigeren mee te doen zolang niet duidelijk is waar de data staat en wanneer die wordt verwijderd. Die vraag kun je voor zijn. Zet de antwoorden uit dit artikel op één A4 (waar de opname staat, wanneer die weg is, wie het verslag goedkeurt) en laat dat aan het team zien voordat je begint.

De Autoriteit Persoonsgegevens publiceerde op 13 juli 2026 een handreiking over generatieve AI en de AVG, ook voor organisaties die zulke modellen in gebruik nemen. De eerste vraag die je volgens die handreiking moet beantwoorden, is op welke grondslag je de gegevens verwerkt. Voor de algemene AVG-basis is er de AVG-regelhulp van de AP en RVO. Wat hier staat is uitleg, geen juridisch advies. Of je bijvoorbeeld een DPIA moet doen, laat je toetsen door je jurist of privacyadviseur.

Past een AI-verslagtool bij jou, of is iets anders beter?

Een AI-verslagtool zoals de onze past bij organisaties met terugkerende vergaderingen en een vast verslagformat: bouwvergaderingen, VvE-vergaderingen, overleggen bij corporaties of projectteams bij gemeenten. Heb je één overleg per maand, dan is zelf notuleren vaak prima. Gaat het vooral om salesgesprekken of sollicitatiegesprekken, dan passen de generieke tools beter.

Optie	Wanneer het beter past	Waar je op let bij de AVG
Zelf notuleren	Weinig vergaderingen, korte verslagen	Geen opname, dus het minste risico
Notulist inhuren	Gevoelige vergaderingen waarin niemand opgenomen wil worden	Een mens schrijft mee, er is geen opname nodig
Copilot in Teams	Alles draait al in Microsoft en een samenvatting is genoeg	Vraag na waar transcript en samenvatting staan binnen jullie omgeving
Generieke Europese tool (Noota, Jamie)	Sales, interviews, veel losse gesprekken; Noota Pro kost volgens Noota € 19 per gebruiker per maand	Opslagtermijn per abonnement, modellocatie, wel of geen bot in de vergadering
Onze verslagtool	Vaste vergaderingen met eigen format en jargon	Opslag in de EU, opname weg na controle, model en locatie in de verwerkersovereenkomst

Onze verslagtool kost € 249 per maand per organisatie, voor een onbeperkt aantal vergaderingen binnen redelijk gebruik. De eerste maand is gratis, er zijn geen setupkosten en je kunt maandelijks opzeggen. Bij de inrichting zetten we met twee of drie oude verslagen het format, de stijl en het jargon klaar. Zo ziet de proefperiode eruit.

Welke tool je ook kiest, dit kun je bij elke leverancier navragen:

Wat je wilt weten	Hoe je het controleert
Waar staan opname en verslag?	Vraag naar het land en de hostingpartij, en laat dat in de verwerkersovereenkomst zetten
Waar draait het AI-model?	Vraag apart naar de modelaanbieder en de verwerkingslocatie; de opslaglocatie is iets anders
Hoe lang blijft de opname staan?	Vraag naar een concrete termijn en test het: upload een proefopname en kijk of die na verwerking weg is
Wordt er getraind op onze data?	Laat in de overeenkomst opnemen dat jullie data niet wordt gebruikt voor andere klanten
Zijn we gescheiden van andere klanten?	Vraag hoe de scheiding per organisatie werkt en wie bij de leverancier toegang heeft
Wie keurt het verslag goed?	Kijk of het concept eerst bij de notulist komt en of de tool niets automatisch rondstuurt

Wil je zien wat de verslagtool met een van jullie eigen vergaderingen doet, stuur dan een opname of transcript voor een demo via de verslagtool.

Veelgestelde vragen

Is een Teams-transcript minder gevoelig dan een audio-opname?

Een Teams-transcript is iets minder gevoelig, want er zitten geen stemmen in. Er staan wel dezelfde namen en uitspraken in, dus het blijven persoonsgegevens en dezelfde regels gelden. Een transcript aanleveren in plaats van audio is wel een goede manier om minder gegevens te delen.

Wat doe je als iemand bezwaar maakt tegen opnemen?

Dan neem je dat deel van de vergadering niet op. De notulist schrijft dat agendapunt met de hand en vult het aan in het concept. Vraag het liever vooraf in de uitnodiging dan aan tafel, dat werkt beter.

Kan ik de opname zelf bewaren, bijvoorbeeld voor een geschil?

Dat kan, maar dan bewaar je de opname in je eigen systemen, met een termijn die je zelf vastlegt. In de verslagtool blijft de opname alleen staan zolang het verslag wordt gemaakt en gecontroleerd. Bedenk wel waarom je de opname nodig hebt, want een vastgesteld verslag is meestal genoeg.

Wat gebeurt er met de verslagen als we stoppen?

De verslagen blijven van jou. Hoe je ze terugkrijgt en wanneer de leverancier ze verwijdert, hoort in de verwerkersovereenkomst.