AI notulen proberen: hoe ziet de proefperiode eruit?

Een proefperiode met onze verslagtool loopt over een paar vergaderingen. Je kiest tussen de eerste maand gratis bij het abonnement van € 249 per maand, of een vaste pilot van € 1.500. Per vergadering lever je de opname of het Teams-transcript aan, met de agenda en het vorige verslag. De notulist legt ons concept naast het eigen verslag en samen bespreken we de verschillen. Aan de werkwijze verandert weinig: de notulist blijft controleren en corrigeren.

Het gaat om de AI-verslagtool die we bouwen voor bouwbedrijven, corporaties, VvE-beheerders, architecten- en ingenieursbureaus en projectorganisaties bij gemeenten.

Wat lever je aan voor een proefperiode met AI-notulen?

Voor de proefperiode stuur je eerst twee of drie oude verslagen. Daarmee zetten we het format, de stijl en het jargon van jullie organisatie klaar. Een bouwvergadering heeft een andere opbouw dan een ledenvergadering van een VvE, en aan een verslag dat eruitziet als een algemene samenvatting heeft de notulist niets.

Per vergadering lever je daarna drie dingen aan:

• de opname, of het transcript als jullie in Teams vergaderen
• de agenda
• het vorige verslag, zodat de actiepunten die doorlopen meegaan

Binnen een uur krijg je een conceptverslag terug met actiepunten en besluiten, in jullie eigen opmaak.

Hoe verloopt de proef, stap voor stap?

De notulist maakt tijdens de proefperiode gewoon het eigen verslag, zoals altijd, zodat je het concept kunt vergelijken.

1. Je stuurt twee of drie oude verslagen en wij richten de tool in.
2. Na een vergadering lever je opname of transcript, agenda en vorig verslag aan.
3. Binnen een uur staat het conceptverslag klaar.
4. De notulist legt het concept naast het eigen verslag van dezelfde vergadering.
5. We bespreken de verschillen: wat ontbrak, wat stond er verkeerd, welke termen gebruiken jullie anders.
6. Na een paar vergaderingen beslis je of je doorgaat.

Na één vergadering beslissen raden we af. Het eerste concept zit het verst van jullie eindresultaat af, want de correcties van de notulist zitten er nog niet in. Pas bij de derde of vierde vergadering zie je hoe het normaal gaat.

Verandert er iets aan het werk van de notulist?

Voor de notulist blijft het grootste deel van het werk hetzelfde. De notulist controleert en corrigeert het verslag voordat het rondgaat. Wat verandert is het startpunt: de notulist begint met een concept dat er al staat, in plaats van met een leeg document en een opname van twee uur.

Die correcties gaan niet verloren. Ze verbeteren de tool voor jullie organisatie, zodat het volgende concept dichter bij het eindresultaat zit. Hoe dat werkt en waar de grenzen liggen, lees je in leert de tool echt van je correcties?

Bij Stadsherstel Amsterdam zie je hoe dat uitpakt. Eén notulist maakte daar soms zeven verslagen in een paar weken. Een eerdere poging via IT strandde op sprekerherkenning. Nu schrijft de tool uit de opname, het vorige verslag en een jargonlijst een conceptverslag in de huisstijl van Stadsherstel, met de actielijst die per vergadering meeloopt. De notulist hoeft alleen nog te controleren.

Guido maakte bij RYSE jarenlang zelf verslagen voor klanten als ING en TU Delft. Uit die tijd weten we dat een notulist de tekst pas vertrouwt als die klinkt zoals de organisatie zelf schrijft. Daarom zit de inrichting met oude verslagen in de prijs en betaal je er niet apart voor.

Moet je anders vergaderen met een AI-notulist?

Tijdens de vergadering hoef je niets anders te doen, behalve zorgen dat er een opname of transcript is. Vergader je in Teams, dan gebruik je het transcript dat er al is. Vergader je op de bouwplaats of in een zaaltje, dan volstaat een losse audio-opname. Zoom stelt op zijn blog de vraag of je anders moet vergaderen met een AI-notulist. Bij onze tool hoeft dat niet: de tool werkt met wat er na afloop ligt en zit dus niet als bot in de vergadering.

Wat wel helpt, is de opname aan het begin aankondigen, ook met het oog op privacy.

Hoe zit het met privacy en de verwerkersovereenkomst?

De privacyafspraken voor de verslagtool liggen vast voordat de eerste opname binnenkomt. Concreet:

• opslag in de EU, per organisatie geïsoleerd
• de opname bewaren we zolang nodig is om het verslag te maken en te controleren, daarna verwijderen we hem
• verslagen blijven van jullie en gebruiken we niet om iets voor andere klanten te trainen

Welk AI-model we gebruiken en waar de verwerking plaatsvindt, spreken we vooraf per klant af en leggen we vast in de verwerkersovereenkomst. We roepen niet dat de tool "AVG-proof" is. Je krijgt de afspraken op papier en kunt ze nalopen.

In het MKB Barometeronderzoek van Exact onder ruim 1.700 ondernemers zegt 48 procent het spannend te vinden om medewerkers met bedrijfsdata in AI te laten werken. In de bouw geeft maar 27 procent investeren in AI prioriteit. Dat vinden wij een redelijke houding, en een reden om eerst met echte vergaderingen te proberen voordat je iets aanschaft.

Wat kost een proefperiode?

Een proefperiode kost € 0 of € 1.500, afhankelijk van de vorm die je kiest.

Vorm	Kosten	Wat je krijgt	Wanneer het past
Eerste maand gratis	€ 0, daarna € 249 per maand per organisatie	Inrichting, onbeperkt aantal vergaderingen binnen redelijk gebruik, maandelijks opzegbaar	Je wilt meteen in de normale werkwijze beginnen
Vaste pilot	€ 1.500 vast	Concept naast eigen verslag, verschillen bespreken over een paar vergaderingen	Je wilt een afgebakende proef met een vast bedrag vooraf, bijvoorbeeld omdat je organisatie zo inkoopt

Setupkosten zijn er niet, en ook geen minutenlimiet waar je onverwacht tegenaan loopt.

Wanneer past iets anders beter dan onze verslagtool?

Soms is een proefperiode met onze verslagtool niet de logische stap:

• Jullie vergaderen intern in Teams en een korte samenvatting is genoeg. Dan ligt Copilot in Teams meer voor de hand. In Copilot notulen in Teams: waarom niet gewoon dat gebruiken? zetten we de verschillen op een rij.
• Je wilt alleen een transcript doorzoeken en geen verslag in huisstijl. Dan zijn Otter of Fireflies prima.
• Jullie hebben een paar vergaderingen per jaar. Dan verdient een abonnement zich niet terug en is een losse notulist inhuren goedkoper. De rekensom staat in notulist inhuren of een AI-notulist?
• De notulist heeft de verslagen goed op orde en het kost geen avonden. Dan is niets doen ook een keuze.

Is een proefperiode voor jullie de moeite waard?

Een proefperiode loont als jullie geregeld vergaderen met vaste opmaak, eigen jargon en actielijsten die doorlopen: bouwvergaderingen, overleggen bij corporaties, VvE-vergaderingen, projectoverleg bij gemeenten. Heb je alleen af en toe een samenvatting nodig, dan past het minder. In de praktijk lever je per vergadering opname, agenda en vorig verslag aan, krijg je binnen een uur een concept en controleert de notulist. Je betaalt € 0 voor de eerste maand en daarna € 249 per maand, of € 1.500 voor een vaste pilot.

Tijdens de proef kun je dit zelf toetsen:

Wat je wilt weten	Hoe je het controleert
Klopt het verslag in onze opmaak en met ons jargon?	Leg het concept naast het eigen verslag van dezelfde vergadering
Wordt het concept beter na correcties?	Vergelijk hoeveel de notulist moet aanpassen bij vergadering één en bij vergadering vier
Lopen de actiepunten goed door?	Check of openstaande punten uit het vorige verslag terugkomen
Waar wordt de opname verwerkt?	Vraag de verwerkersovereenkomst op en lees welk model en welke locatie erin staan
Kunnen we stoppen als het tegenvalt?	Het abonnement is maandelijks opzegbaar; controleer dat in de voorwaarden

Wil je zien wat de tool van jullie vergaderingen maakt, stuur dan via de verslagtool-pagina een opname of transcript van een echte vergadering voor een demo.

Veelgestelde vragen

Moet ik deelnemers om toestemming vragen voordat we opnemen?

Dat hangt af van jullie situatie. HappyScribe behandelt deze vraag bij AI-notulisten met en zonder bot. Webex heeft er een aparte functie voor: uitdrukkelijke toestemming voor opnames, transcripties en de AI-assistent, die standaard uitstaat en door een beheerder moet worden aangezet. Wij raden aan de opname altijd aan het begin te melden en dat in de notulen te zetten. Dit is geen juridisch advies.

Mag je in Nederland een vergadering opnemen zonder het aan te kondigen?

Dat is een juridische vraag, en het antwoord hangt af van wie er aan tafel zit en wat er met de opname gebeurt. Foley schrijft over de risico's van opnames door AI-vergadertools. Wij geven daar geen advies over. Ons uitgangspunt: kondig het aan, dan hoef je de vraag niet te beantwoorden.

Gaat het verslag automatisch naar alle deelnemers, ook naar externe partijen?

Nee. Het concept komt bij de notulist terecht, die het controleert. Wie het verslag daarna krijgt, bepalen jullie zelf, net als nu. Zo voorkom je wat ScreenApp als risico beschrijft: een transcript dat ongevraagd bij een leverancier of klant belandt.

Is er een gratis plan met een limiet in minuten?

Nee. De eerste maand is gratis, daarna kost de tool € 249 per maand per organisatie voor een onbeperkt aantal vergaderingen binnen redelijk gebruik. Zoek je een overzicht van gratis apps met limieten, dan heeft HappyScribe er een.

Wat gebeurt er als we na de proef niet doorgaan?

Dan zeg je op en stopt het. Het abonnement is maandelijks opzegbaar en er zijn geen setupkosten die je kwijt bent. De opnames verwijderen we al na verslag en controle, en de verslagen blijven van jullie.